Simpel e-mailtemplate om interviews te regelen

Heb je een lijstje gemaakt met klanten die je graag wilt interviewen voor een klantcase?

Pak dan de telefoon en neem even contact op. Of laat je accountmanager eerst het voorwerk doen, waarna jij alleen nog de afspraak in hoeft te plannen.

Leg tijdens het telefoongesprek goed uit wat je wilt doen, voor wie, waarom en wat je precies vraagt van jouw klant.

Benadruk vooral dat je niets publiceert voordat je hier schriftelijk toestemming voor hebt gekregen. En vertel dat je klant altijd de vrijheid krijgt om aanpassingen voor te stellen.

Klinkt simpel genoeg, toch?

Maar in de praktijk zul je merken dat het vaak toch niet zo makkelijk gaat.

Ondernemers zijn erg druk, en gaan van meeting naar meeting.

Ze aan de lijn krijgen is soms een probleem.

Wat doe je dan? Stuur een e-mail!

Vaak zullen ze je aan de telefoon toch ook vragen of je alles even op de mail kunt zetten.

Zo geef je een klant namelijk de tijd om rustig na te denken of hij wel of niet wil meewerken. En om even met de communicatieafdeling te overleggen of zo’n interview past bij de strategie en wat er wel en niet gezegd mag worden.

Het schrijven van zo’n mailtje is natuurlijk helemaal niet zo lastig, maar het kost toch altijd weer meer tijd dan je van tevoren dacht.

Je wilt natuurlijk wel goed voor de dag komen!

Daarom vertel je bijvoorbeeld te veel in een keer. Details die nu nog niet nodig zijn, vragen die je misschien wilt stellen. Niet doen!

Hoe langer je email, hoe kleiner de kans dat je er een positief antwoord op terugkrijgt. Of überhaubt een antwoord.

Hou het kort en simpel. Vertel wie je wil spreken, waarover, hoe lang het ongeveer duurt en wanneer het uitkomt.

Zelf gebruik ik hier iets voor dat ik vandaag met je wil delen.

Twee eenvoudige templates die je hier en daar wat aan moet passen, maar al in zo’n 5 minuten kunt versturen.

Een template dat je naar een algemeen e-mailadres kunt sturen, of naar een communicatieafdeling.

En een template dat je naar een interviewkandidaat zelf kunt sturen.

Knip en plak ze even hier vandaan in Word of notepad – zo verstuur je niets per ongeluk voordat het helemaal klaar is.

(Geloof me, je kunt met een verkeerde toetsencombinatie al heel snel met 1- achter komen te staan bij een belangrijke klant.)

E-mailtemplate voor organisaties

Onderwerpregel: Verzoek om [voornaam achternaam] te interviewen voor [Klantnaam]

Beste [voornaam],
Mijn naam is [voornaam achternaam]. Ik werk momenteel als freelance journalist voor [bedrijfsnaam].

Ik mail u omdat ik graag een interview van 30 tot 60 minuten met [naam kandidaat] wil inplannen over [onderwerp]. Aan de hand van dit interview wil ik een klantcase schrijven voor op de website van [bedrijfsnaam]. Voordat ik iets publiceer, vraag ik u natuurlijk om goedkeuring.

Hieronder vindt u een paar mogelijke interviewtijden:
Woensdag 13 mei, tussen 13.00 en 15.00
Maandag 18 mei, tussen 12.00 en 14.00
Dinsdag 19 mei tussen 13.00 en 15.00

Kunt u me laten weten wat het beste werkt voor [naam kandidaat]? Als een andere tijd beter uitkomt, hoor ik het graag.

Bij voorbaat hartelijk dank voor uw hulp.

Met vriendelijke groeten,
[voornaam achternaam]

E-mailtemplate voor personen

Onderwerpregel: Interviewverzoek van [Klantnaam]

Beste [voornaam],
Mijn naam is [voornaam achternaam]. Ik werk momenteel als freelance journalist voor [bedrijfsnaam].

Ik mail u omdat ik graag een interview van 30 tot 60 minuten met u wil inplannen over [onderwerp]. Aan de hand van dit interview wil ik een klantcase schrijven voor op de website van [bedrijfsnaam]. Voordat ik iets publiceer, vraag ik u natuurlijk om goedkeuring.

Hieronder vindt u een paar mogelijke interviewtijden:
Woensdag 13 mei, tussen 13.00 en 15.00
Maandag 18 mei, tussen 12.00 en 14.00
Dinsdag 19 mei tussen 13.00 en 15.00

Kunt u me laten weten wat het beste voor u werkt? Als een andere tijd beter uitkomt, hoor ik het graag.

Bij voorbaat hartelijk dank voor uw hulp.

Met vriendelijke groeten,
[voornaam achternaam]